第2回川口市情報公開・個人情報運営審議会結果

1・建築行政共用データベースシステムの使用に係る業務の結合について

(注釈)事務局から電子計算組織の結合について制度上の説明、審議事項の内容について資料に基づき担当課である建築安全課から説明する。

会長

担当課から説明のあったことについて、ご審議、ご意見をいただきたい。

委員

確認だが、特定行政庁とは法律用語のことで、川口市はこの特定行政庁に該当するということでよいか。

担当課

その通りである。

委員

サーバーの切り替えについてメリットが多いということであったが、法的な根拠はあるか。また、LGWANを使うということだが、外部とのインターネット等を介してのアクセスは無いということでよいか。

担当課

建築基準法等の法的な根拠はない。 LGWANに対する外部からのアクセスについては、特定行政庁以外の者がアクセスする場合には、ASP(Application service provider)を介してということになる。LGWAN全体として安全保護措置は図られていると考えている。

委員

サーバーを切り替えることとなった経緯を知りたい。 また、建築行政情報センターは一般財団法人ということである。監督官庁はしっかりとしているとは思うが、どのような団体であるかを詳しく知りたい。

担当課

これまでは、建築行政情報センターが開発したアプリケーションソフトウェアを、別の業者からリースし、庁内に設置したサーバーにインストールして使用してきた。しかし、故障等が生じた際に両方の業者の出張メンテナンスを受けなければならない等、窓口業務に支障が生じることがあった。そのため、システムの切り替えを考え、どのシステムを使うのがよいのか、サーバーやソフトウエア含めて検討した。その際、LGWANで建築行政情報センターの総合管理センターのサーバーにデータを保存する方法を特定行政庁の56％が行っているということがあり、汎用性があるだろうことも含めこれを選択することを考えた。その際、情報セキュリティがどうなっているのかを重視し、情報政策課と協議し、建築行政情報センターの職員とも直接話し、情報セキュリティの問題はないと判断したため接続した。
 建築行政情報センターについて、こちらの略称はICBAという。一般財団法人であり、公益事業は行っていない。建築行政に関して建築基準法に基づく様々なデータを取り扱う際に、全国的に統一して行うのがよいということで国土交通省が主体となってつくった団体である。国土交通省と特定行政庁が協議を重ね、特定のソフトウエアを使っていくのがよいとなった。(法律には定められていないためそのソフトウエアを使う使わないは任意であるが、)その特定のソフトウエアやシステムのメンテナンスについては守秘情報があり、一般の企業には任せられないので、国土交通省から選定を受けた建築行政情報センターが管理開発を行っている。よって公益団体ではない。また、国土交通省から建築行政情報センターのシステムに一級建築士の情報を提供していて、それを川口市等の特定行政庁が閲覧できるようになっている。このように国もこの団体を信頼している。しっかりしている団体であると考えている。

委員

この審議会への報告が結合の後になったということである。システムの安全管理については情報政策課と協議し、充分に進めていたことと思うが、この審議会も個人情報について審議する重要な場であるので、尊重していただきたい。

担当課

大変反省している。

会長

他にご意見がないようであれば、審議事項について可否を取りたい。

委員

異議なし。

会長

では、当審議会は諮問のあった「建築行政共用データベースシステムの使用に係る業務の結合」は、公益上有用なものであり、かつ、利用者の権利利益を不当に害するおそれがないものと認め、本件を承認する。
 また、この諮問に対する答申については、審議・検討すべきことは終了しているため、答申の作成のためだけに、次回の審議会を開く必要性が低いことから、この場で答申を出したいと考えているが、いかがか。

委員

異議なし。

会長

事務局で答申案の準備等はあるか。

事務局

たたき台としての答申案文を用意したので、配付する。 なお、委員の皆様には、忌憚のないご意見をお願いしたい。

委員

(意見なし。)

会長

では、意見がないようであるので、この答申案について可否を取りたい。いかがか。

委員

異議なし。

会長

ではこの案をもって当審議会としての答申とする。

2・農地情報公開システムの整備に係る業務の結合について

(注釈)事務局から電子計算組織の結合について制度上の説明、審議事項の内容について資料に基づき担当課である建築安全課から説明する。

会長

担当課から説明のあったことについて、ご審議、ご意見をいただきたい。

委員

アクセス記録の保存期間はどのくらいと定められているのか。

担当課

ログの保存期間について、全国農業会議所に確認してから回答する。

委員

提供する個人情報の項目で、営農の状況、経営状況と記載があるが、具体的にどのようなものか。

担当課

具体的には、農地貸し出しの意向であり、そのうち、経営の計画拡大縮小方法等については非公開情報となる。

委員

フェーズ2が新たに構築され、フェーズ1からフェーズ2に移行するということであった。フェーズ1のときには非公開の個人情報をどのように扱っていたのか。
 また、インターネットで情報公開をしていくということであったが、これとフェーズ1及びフェーズ2の関係はどのようなものか。

担当課

フェーズ1のときには、農地台帳は各自治体で管理していた。川口市ではインターネットに接続されていない端末に個人情報を含む農地台帳を入れている。フェーズ2ではその情報をLGWAN回線で繋ぎ、全国農業会議所に提供する。フェーズ2システムはフェーズ1システムとフルリンクしており、フェーズ2システムのうち個人情報を含まない情報のみがフェーズ1システムに集約され、フェーズ1システムが農地情報公開システムとしてインターネット上で公開され、誰からでも見られる状態になる。

委員

これまで市でのみ農地台帳システムにより管理しており、個人情報を含む農地状況のやりとりはしていなかったが、この度はじめて外部に個人情報を提供するということか。LGWAN回線を使って個人情報を提供するのは今回が初めてということでよいか。
 また、それは農業委員会法の改正があったから提供しなければならなくなったとの認識でよいか。

担当課

その通りである。今までは個人情報を全国農業会議所に提供していなかった。また、農業委員会法の改正で平成28年4月1日から農業委員会ネットワーク機構(平成27年度までは全国農業会議所)に必要情報を提供しなければならないということが定められたので、それに基づいて今回から提供するものである。

委員

公開システムについて、地図上で公開されるとのことであるが、どのくらいの精度で公開されるのか。

担当課

公開される地図情報は自治体によって違う。川口市はピンの情報、つまり点の情報であるので、具体的な形などはシステムからはわからないようになっている。インターネットで一般の方がご覧になるときには、地図上で点が出てきて、そこをクリックすると農地の情報の一覧が出てきて確認できるというものである。

委員

自治体によって公開する情報が違うというのは、自治体によって提供する情報が違うということか。本市はどこを非公開とするのか。

担当課

自治体によって違うのは、農地に関する情報についてではなくて、公開される地図情報についてのことである。川口市は地図情報を点で提供しているが、線で提供している自治体もある。農地公開システムで公開される個人情報の項目が自治体ごとに違うということではない。

委員

地図の表示方法について今回の諮問には入っていない。個人情報ではなく、フェーズ1のほうで既に実施済みのものであるからという認識でよいか。

担当課

そうである。

会長

この諮問について可否を取りたい。ログの保存期間について回答待ちであるが、保存期間が一定以上だったら承認とするように、条件付としたほうがよいと思うか。

委員

先ほどの説明を聞く限り、念には念を入れて個人情報の取り扱いをしていることがわかった。先ほどは参考としてログの保存期間を聞いた。保存期間がどのくらい以上であれば安全なのかという判断はできず、また、安全管理措置が充分であるということは確認できたので、条件付でというものではなくてよい。

事務局

では、農業委員会事務局からログの保存期間の回答があり次第、事務局から全委員に回答する。

会長

審議事項について可否を取りたい。

委員

異議なし。

会長

では、当審議会は諮問のあった「農地情報公開システムの整備に係る業務の結合」は、公益上有用なものであり、かつ、利用者の権利利益を不当に害するおそれがないものと認め、本件を承認する。
 また、この諮問に対する答申については、審議・検討すべきことは終了しているため、答申の作成のためだけに、次回の審議会を開く必要性が低いことから、この場で答申を出したいと考えているが、いかがか。

委員

異議なし。

会長

事務局で答申案の準備等はあるか。

事務局

たたき台としての答申案文を用意したので、配付する。 なお、委員の皆様には、忌憚のないご意見をお願いしたい。

委員

(意見なし。)

会長

では、意見がないようであるので、この答申案について可否を取りたい。いかがか。

委員

異議なし。

会長

ではこの案をもって当審議会としての答申とする。
(注釈)建築安全課、農業委員会事務局退出する。

1・平成27年度個人情報取扱業務登録について

(注釈)資料に基づき事務局から説明する。

会長

質問や確認事項はあるか。

委員

特別債権回収室ができたことにより、法令等という理由で、目的外利用できるということになっているが、根拠となる法律は何か。

事務局

国税徴収法第141条及びそれに準拠する地方税法である。

委員

特別債権回収室について、ある者が滞納しているとき、該当する方の名前で検索すると滞納がわかるマークがシステムに出るということか。

事務局

システムの表示方法については存じ上げないが、名前等で検索すると滞納している税についての情報がわかるようになっている。

委員

効率はいいと思う。

会長

一般的に、それぞれの課に債務を持っていると、それぞれの課から連絡が債務者に行くことになるが、特別債権回収室で一定の債務を扱うことになると、連絡に関しても1回になる。その他も効率よくできることがあると感じる。

委員

滞納者から徴収できた場合の収納率アップについては市民に対して示されるのか。

事務局

滞納を減らすこと、個別の案件についてきめ細かく対応することを目的として特別債権回収室ができた。収納率については広報やホームページで公開している。

委員

どのような手法で回収しているのか。

事務局

文書、個別訪問、コールセンター等である。

委員

法的な滞納処分をしているか。

事務局

悪質な場合等については差し押さえ等で公平を担保している。

委員

国勢調査について、今までもマンションの管理組合や社会福祉法人に外部委託できるようになっていたと思うが、外部委託できるようになったのは平成27年からなのか。

事務局

国からの通知があり、平成27年から委託できるようになったというものである。
 調査員が戸別に調査するというのが本来であったが、マンション等を管理されている方がいればその方にお願いするという実態は今までもあったかもしれない。しかし、制度として正式に委託できるようになったのは平成27年からである。

会長

オートロックマンションの国勢調査が大変であるという事例があったので、それらに制度が対応したものだと考える。

委員

生涯学習課の市民大学の申し込みをはがきだけでなくEメールでもできるようにしたというが、理由は何かあったのか。

事務局

要望が多かったので追加したものである。

委員

Eメールは外部から不特定多数のものを受信するものであるため、ウィルス感染等の危惧が高まってしまうものであると思う。対策はしていると思うが、今一度どのようなセキュリティをしているか確認が必要であると考える。

事務局

個人情報の取り扱いやウィルス等に充分配慮するように担当課に注意喚起する。

2・川口市個人情報保護条例の一部を改正する条例について

(注釈)資料に基づき事務局から説明する

会長

質問はあるか。

委員

8条の2の2項について、ただし書きで、「保有特定個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用することによって本人又は第三者の権利利益を不当に害する恐れがあると認められるときは、この限りではない。」と記載があるが、本人の同意があっても権利利益を害するおそれがある場合には、保有個人情報を利用できないと読み取れる。その解釈でよいか。

事務局

本人の同意があっても本人又は第三者の権利利益が侵害される場合には利用できない。本人の同意より本人又は第三者の権利利益を優先するということである。補足すると、個人番号の利用については、番号法においても本人の同意があった場合でも法定されているもの以外には使えないとされている。

3・行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例について

(注釈)資料に基づき事務局から説明する

会長

質問はあるか。

委員

(特になし。)

4・川口市特定個人情報等の安全管理に関する基本方針及び川口市個人情報保護事務取扱要領について

(注釈)資料に基づき事務局から説明する

会長

個人情報保護管理責任者等の宛て職への研修その他体制はどのようになっているか。

事務局

総括個人情報保護管理責任者は総務課を担任する副市長としている。こちらは1人であるので、個別でレクチャーを充分にしている。 特定個人情報に限らず個人情報を取り扱う際に、川口市としては課長や所長が個人情報保護管理責任者ということで最も大事な役割を担っているため、毎年各課所長を対象に研修会を実施している。今年度からは特定個人情報を含む個人情報の取り扱いが開始されているため、継続的に研修を実施し、啓発を図っていきたい。

会長

全体を通して何かあるか。

委員

役所の職員は数年ごとに異動があるが、そこで仕入れた情報が異動後に外部に漏れることはないのか。

事務局

市職員は地方公務員であり、地方公務員法で守秘義務が定められているため、個人情報等含め、業務上知り得た情報を根拠無く漏らしてはいけないことになっており、漏らした場合には刑事罰を科せられる場合もある。

会長

その他何かあるか。なければ、事務局から伝達事項はあるか。

事務局

次の審議会は、新年度になる。7月頃に開催予定である。時期が近くなったら改めて連絡するので、日程調整のご協力をお願いしたい。

会長

その他、質問がなければ、本日の会議は、以上で終了する。

事務局

それではこれをもって、平成27年度第2回川口市情報公開・個人情報保護運営審議会を閉会する。