第1回情報公開・個人情報保護運営審議会結果

更新日:2019年04月23日

審議結果
会議名 第1回川口市情報公開・個人情報保護運営審議会
開催日時 平成29年6月27日(火曜日)午後2時から4時まで
開催場所 本庁舎3階 議会第3委員会室
(所在:川口市青木2−1−1)
出席者

早川和宏会長、小森貴浩副会長、稲垣喜代久委員、青山聖子委員、矢野由紀子委員、橋本昌則委員、小坂伸一委員、鈴木規子委員、高木輝久委員、佐藤喜代子委員、谷田部千春委員、金子博文委員
事務局:大森行政管理課長、川野情報公開文書係長、郷主任、木村主任

議題

1 報告事項
平成28度情報公開・個人情報保護制度の運用状況について

2 その他
(1)個人番号を用いる個人情報取扱業務登録について
(2)川口市情報公開条例及び川口市個人情報保護条例の一部を改正する条例について
(3)市民税・県民税特別徴収税額決定通知書のご送付について

公開/非公開の別  公開
非公開の理由  
傍聴人の数  0名
会議資料 次第及び資料(PDF:2MB)
会議録

1 開会
2 会長あいさつ
3 報告事項等
平成28年度情報公開・個人情報保護制度の運用状況について
※資料に基づき事務局から説明する。

発言要旨

(会長)
ただ今、事務局から説明のあった、平成28年度情報公開・個人情報保護制度の運用状況について、6章まであるため、1章ごとに分けて整理していくことにする。委員から1章について質問や意見はあるか。

(委員)
5ページに記載のある情報公開制度について請求と申出の差によって権利のあるなしが決まっていると思う。意味の違いについて確認したい。

(事務局)
川口市情報公開条例は、施行が平成13年4月1日となっている。それ以降の文書については、条例が適用され、請求の対象となる。それ以前に作成された文書については任意で公開することとなっている。よって、条例の適用を受けるか受けないかの違いである。しかし施行以前の文書に対する公開も条例に沿って行うものとしている。

(会長)
説明があったものの補足になるが、資料の71ページの川口市情報公開条例の附則に記載がある。第1項で「この条例は、平成13年4月1日から施行し、同日以後に実施機関が作成し、又は取得した公文書について適用する。」とあるので、平成13年4月1日以降の文書については、この条例に基づく開示請求権があることになる。また、第2項に「実施機関は、この条例の施行の日前に作成し、又は取得した公文書の公開を求められたときは、これに応じるよう努めるものとする。」とある。よって申出は、条例に基づく権利に対応する義務に基づく公開ではないことになる。

(会長)
そのほか質問はあるか。

(委員)
表-1「実施機関別の情報公開請求・申出の処理件数」の受付件数の説明の際に、受付は行政管理課がするとのことであったが、他の課でも受付をすることはあるのか。

(事務局)
受付は行政管理課で一括して行っているので、ここに記載のあるものが情報公開の受付件数のすべてである。

(委員)
具体的な事務作業についてだが、行政管理課に請求をしてから公開文書を受け取るまでにどのくらいの時間がかかるのか。

(事務局)
ケースによってどのくらいの時間がかかるかは異なるが、条例で請求を受け付けてから15営業日以内に決定をしなければいけないことになっている。文書の量が多い場合には、手続きをして延長をする場合もあるが、ほとんどの案件は15営業日以内に決定している。

(委員)
報告書を見ると、本人希望で取下げているものも多数あるが、なぜか。

(事務局)
担当課が対象文書を用意する作業のなかで、該当文書がない場合には担当課が請求者に連絡をする。請求者は、対象文書がなければ取下げを希望する場合が多い。

(委員)
取り下げる理由で多いものは何か。

(事務局)
一番多いものは、先ほどの例のように、該当文書を市が保有していない旨の連絡をした際に、請求者が取下げを希望する場合である。また、とりあえず請求をしておいて、請求後に担当課と交渉し、情報提供を希望する場合も多い。情報提供とは、手続きによらず渡せる文書を渡すというものである。

(委員)
申出についても条例に沿って公開・部分公開・非公開を決定するのか。

(事務局)
厳密に言うとこの記載方法が良いとは言えないかもしれないが、条例に準じて取り扱っているので、申出の対象である条例施行前の文書についても同じようなルールで判断している。

(委員)
古い文書についても現在のルールで判断しているということか。

(事務局)
そうである。

(会長)
7ページ目の5・6番について、「請求外の事項」について非公開部分としているが、条例第7条の各号の非公開理由には「請求外の事項を非公開とする」をいう記載はない。どのような理由で非公開としたのか。

(事務局)
本件については、請求内容の処分について以外の処分も同じ審査委員会で審査されていたため、この請求内容以外の事項も同じ用紙に記載があり、その部分は公開しないこととなるので非公開としたものである。厳密に言うと非公開にはあたらないが、切り分けられなかったため、この理由で非公開としたものである。

(会長)
切り分けられないということは、1つの用紙だったということか。

(事務局)
そのとおりである。請求対象の会議で何件も審議案件があり、今回の請求はその中の一部のみが対象であったということである。

(会長)
言いたいことはわかるが、公文書の公開請求なので、この部分から対象でないということはないのではないか。条例でいうと62ページの第2条第2号に公文書についての記載があり、63ページの第7条で、「実施機関は公開請求があったときは、公開請求に係る公文書に次の各号に掲げる情報のいずれかが記録されている場合を除き、公開請求者に対し、当該公文書を公開しなければならない。」と記載があるから、請求された部分だけという概念はない。請求内容を工夫される必要があると感じる。

(事務局)
おっしゃるとおり、厳密に言うと非公開事由にあたらないこととなるので、担当課と請求者とで請求内容が的確になるように指定しなければならないと感じる。

(会長)
実務的な話ではあるが、非開示情報として記載するのは不適切なので、このような場合には一部取り下げのような形をとって、請求内容を適正なものに補正するのが問題のない取扱いの仕方だと感じる。

(会長)
22ページ目の232番の非公開部分の内容について、「各学校フォルダ内の情報」と記載があるが、どのようなものか。

(事務局)
請求内容は学力向上委員会の資料であり、請求対象の文書の中に学校フォルダ内にある、担当課が参考で見積もりをとった文書が入っており、その見積もり書の会社の印影を隠したため、第7条第3号により非公開としたものである。

(会長)
「フォルダ内の情報」という記載だと、どの部分が非公開であるかがわからないので、誤解を与えないためにも具体的に記載する必要があると感じる。

(事務局)
今後そのように記載するようにする。

(会長)
その他1章で質問がなければ、2章に移りたい。2章で確認したい事項はあるか。

(委員)
43ページの個人情報取扱業務の修正についての54番の高齢者保険事業室の後期高齢者医療保険料賦課徴収業務で、滞納整理を効率的に行うために介護保険課が保有している介護保険料に係る個人情報を目的外利用する修正とあるが、具体的にどのようなときに目的外利用をするのか。

(事務局)
状況によって様々ではあるが、例えば、介護保険課で差し押さえを行う際に、配当が得られるか得られないかで高齢者保険事業室もその差し押さえに参加するかを決める。また、介護保険課で資産状況の把握をしているのであれば、高齢者保険事業室で再度資産状況の調査をすると二度手間になってしまうため、目的外利用するのが効率がよい。収納状況も双方で情報の共有ができれば、電話での催告等も含め、適切な滞納処分ができるようになる。以前から法令で目的外利用ができる旨が定められていたが、川口市は目的外利用してこなかった。事務効率及び収納率の向上のために必要と考え、今年の1月10日から目的外利用を開始したものである。

(会長)
その他質問はあるか。

(委員)
44ページの56番の固定資産税課からさいたま地方法務局への外部提供について、外部提供をする必要はあったのか。

(事務局)
外部提供報告書には住所、氏名及び資産情報を外部提供することになっているが、それ以上の詳細については担当課に確認し、後日報告する。

(委員)
25ページの個人情報取扱についての説明部分で、「個人情報の収集をするときは個人情報を利用する目的を明確にした上で収集する」と記載があるが、例えば、市民が住民票の申請をするときに記入する申請書に目的の記載はあるのか。

(事務局)
住民票の申請書については、申請する本人が住民票の申請をするために個人情報を申請書に記載していることを認識していると思う。それ以外の個々の窓口の状況すべてを把握しているわけではないが、どのような目的で個人情報を収集するかについては申請書に明記してある。行政管理課が主催している研修でも目的を明記して収集するよう指導している。また、個人情報を取り扱う際に、個人情報取扱業務登録票の提出を課しているのは、利用の目的を明確にするためでもある。

(委員)
私は民間に勤めているため、アンケートを行ったときに、この目的にしか個人情報を使用しないということを明記して、そこにチェックした者のみの情報を使うということをしているが、市ではどうか。

(事務局)
アンケートを実施する場合には、チェックする欄を設けているわけではないが、アンケートをする目的及び個人情報の取扱いについて明記している。

(会長)
一般的にアンケートや市主催の講演会の応募の際には、募集の段階や応募用紙に個人情報の取扱いに関する一文が明記されている。

(会長)
34ページの表-11「保有個人情報訂正請求内容一覧」の決定理由について、法令に基づく個人情報はこれに合致するが、法令に基づかない個人情報もある。PTA情報についても学校が管理している部分があると思うがこれは法令に基づかない部分である。請求概要で、提供した個人情報があるから停止及び削除しろという請求であり、その事実はないから停止及び削除決定はしないというものである。ないものは使用停止も削除もできないので、「また」以降の箇所は必要ないというのが私の見解である。

(事務局)
法令“等”という記載にすることも考える。製本をするときに担当課と表記の仕方を確認する。

(委員)
目的外利用の是非の判断をする際にはどのような手続きがあるか。

(事務局)
一義的には担当課が判断して、その判断に基づいて報告書の案が担当課から行政管理課に提出される。その後行政管理課が是非について判断する。

(委員)
行政管理課が一括的に受けて是非を判断するのか。

(事務局)
最終的に判断するのは担当課であるが、行政管理課で適正か否かを判断する。

(委員)
行政管理課で止めることもできるのか。

(事務局)
現在も案件によっては、行政管理課で止めたり、書式を書き直させたりしている。

(委員)
78ページに載っている川口市個人情報保護条例第8条で、「実施機関は、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。」と記載がある。(1)から(5)の各号に該当するか否かを行政管理課で判断しているということでよいか。

(事務局)
そのとおりである。

(委員)
50ページの26番で、保健衛生課から警察署及び川口保健所に外部提供する際に、今までは文書で提供していたが、電磁的記録でも提供することとしたと記載がある。文書で提供する場合もあるし、電磁的記録で提供する場合もあるということか。また、そうであれば、なぜ提供方法に違いが生じるのか。

(事務局)
担当課に確認したところ、警察署に外部提供をする理由は、捜査事項照会書が警察署から送付されて、それに回答するからである。照会書に文書で回答希望と記載されていれば文書で回答し、件数が多い場合等で、データでの回答を希望していればデータで回答することになる。よって、文書で提供する場合もあるし、電磁的記録で提供する場合もある。このように、提供の方法は警察署等の相手方の請求方法による。

(委員)
外部提供については、使用目的以外のものは提供していないという認識でよいか。

(事務局)
指摘のとおり、使用目的以外のものは提供していない。定例的なものも単発的なものも必要な情報のみを提供するとこととしている。

(委員)
目的外利用だけでなく、外部提供についても一件一件判断しているということでよいか。

(事務局)
そのとおりである。

(委員)
外部提供については、単発で提供するものと、継続的に提供するものがあるが、違いはどうして生じるのか。

(事務局)
単発で提供するものは、国や県から申出があったときに個人情報をその機関に渡したというもので、今後請求があるか否かわからない。継続的に提供するものは、滞納者情報を水道局営業管理室から市長部局下水道管理課に渡すもののように、滞納者がいる限り渡していくものである。

(委員)
単発のものと継続的になるものを別の表で作成するのがよいのではないか。

(事務局)
県への報告が今後定期的なものとなれば継続となり、1回限りであれば単発となる。単発であるものか、継続的になるものかについては、報告があった時点ではわからないものであるため、分けて記載することは難しいと考える。

(委員)
49ページの21番と23番は同じ業務についての報告であるのに、23番の営業管理室から下水道管理課に個人情報を渡す報告は外部提供になっており、21番の下水道管理課から環境保全課に個人情報を渡す報告は目的外利用になっている。違いは何なのか。

(事務局)
営業管理室から下水道管理課は水道局から市長部局であるため、外部提供である。下水道管理課から特別債権回収室は同じ市長部局内であるため、目的外利用である。

(委員)
次第の「個人番号を用いる個人情報取扱業務登録」はこの後説明予定であるが、この報告と先ほど説明のあった個人情報取扱業務登録との関係はどのようなものか。

(事務局)
これから報告予定である「個人番号を用いる個人情報取扱業務登録」は、報告が行政管理課に提出されてはいたが、書式が整っていなかったことや、実際にまだ個人番号が使用されていなかったため審議会には報告していなかった。今後個人番号による情報連携が開始されるため、その前までには報告する必要性を感じたため、この度報告する。もっと前に書式が整っており、個人番号を取り扱う業務が明らかであったならば、この報告書にも入れておくのが望ましかった。

(会長)
その他2章で質問がなければ、3章に移りたい。3章で確認したい事項はあるか。

(委員)
なし

(会長)
3章は情報公開・個人情報保護等審査会についてであるが、情報公開及び個人情報保護についての不服申立てはなかったということであるから、特に質問はないと感じる。では、4章情報公開・個人情報保護運営審議会について何か確認事項はあるか。

(委員)
なし

(会長)
次に5章の附属機関等の会議公開について、ご意見ご質問はあるか。

(委員)
確認しておきたいのであるが、会議が非公開になる場合は、附属機関の規定により会議が非公開とされているときや議事運営、川口市情報公開条例第7条各号に該当する場合と記載されている。60ページの新市立高校開設準備委員会は第7条第5号により一部非公開で行われた会議もあると記載されている。第7条第5号は審議、検討、協議に関する情報を非公開とするものであるが、新市立高校の開設準備というのは率直な意見交換をする場であるべきであり、非公開とするべきではないと感じるのであるが、非公開にする必要はあったのか。

(事務局)
この審議会については、校歌の決定に際して協議をしている部分を非公開としている。その内容について決定していない事項があるので第5号により非公開とした。

(会長)
校歌についてであれば理解できる。例えば、3つほど歌の候補があり、その審議をしている中で、2番の歌は下品だというようなコメントは公開の場では言いづらくなってしまう。そうすると率直な意見交換ができなくなってしまうため、第7条第5号に該当するということではないのか。

(事務局)
そのとおりである。

(会長)
その他質問はあるか。

(委員)
なし

(会長)
全体を通して何かあるか。

(委員)
なし

(会長)
では、この平成28年度情報公開・個人情報保護運営審議会についての審議は以上とする。次に、次第によると、その他として事務局から報告があるようなので、事務局説明願いたい。

4 その他

発言要旨

(事務局)
その他として事務局から3つ説明事項がある。まず、「個人番号を用いる個人情報取扱業務登録」をご覧いただきたい。こちらはマイナンバー制度が始まり、税・社会保障・災害の分野でマイナンバーが使われることとなった。川口市での個人番号を使う業務について一覧にまとめたものである。現在71の業務で個人番号を使用している。また、それぞれの業務について詳しく記載してある個人情報取扱業務登録票は、1階の市政情報コーナーに綴ってある。個人番号を取り扱っていることが一目でわかるように、赤(ピンク)の用紙に印字している。

(会長)
質問はあるか。

(委員)
24番は番号法別表と川口市個人情報保護条例別表が根拠として記載されているが、両方が根拠なのか。

(事務局)
生活福祉課の生活保護業務は日本人と外国人を対象としている。日本人の個人番号を使う根拠は番号法別表第1に記載があるが、外国人の生活保護については番号法で定められていないので、法に準ずる事務として、川口市番号条例の別表第1が根拠となる。

(委員)
70番の個人番号を用いる根拠も、番号法第9条や別表第1の38項、国税通則法第124条の複数の法令が根拠とされているが、なぜか。

(事務局)
市としては個人番号を利用する必要はないが、番号法別表第1第38項で国税局長官が使用できる旨が明記されている。また、国税通則法第124条で支払調書を作成する際には、個人番号を記載する必要がある旨が記載されている。そのため、市が支払調書を作成する際には個人番号を記載しなくてはならない。1番の用地対策課「用地取得事務」及び70番の土地区画整理事務所「移転物件等補償業務」では、支払調書を作成する場合にのみ個人番号を使用し、支払調書を税務署に提出した後は速やかに個人番号記載資料を廃棄している。

(会長)
市からお金を支払っているので、支払う側は個人番号を記載する必要はないが、提出される税務署は個人番号で紐づけて確認したいからである。

(委員)
44番や45番、60番の記載についてで、「川口市内に住所を有するひとり親家庭」や「川口市内の妊婦」、「川口市民の妊婦」と記載があるが、住所を有するのが要件なのか市内に居るだけでいいのか等、記載に統一性があるのか確認したい。

(事務局)
これらの記載については、個々の事務によって対象が誰であるかが違う。住所を有するところまで要件とするのか、居るだけでいいのか、どの記載が適切であるかを担当課に再度確認し、検討する。

(委員)
「市民」とは住民登録をしている者なのか。

(事務局)
それについても、住民基本台帳法上の市民か一般的にいう市民かで異なるので、統一的に表現するのは難しいかもしれないが、市民が見てわかりやすいよう担当課に確認し、統一するよう努める。

(会長)
住民基本台帳法上の市民と地方自治法上の市民は異なっているので、おそらく個々の事務について厳密に決まっていると思う。整理を願いたい。

(委員)
番号制度が始まってから、使用できる範囲や考え方が変わった等があったのではないかと感じる。この表が作成された日時を教えてほしい。

(事務局)
平成29年6月23日までのデータが反映されている。ほとんどの業務が平成28年1月1日から個人番号を使って行えるとされていたが、1月1日から使い始めたかについては一律ではない。例えば、6番国民年金課「国民年金給付業務」は、平成28年1月1日から個人番号の使用は可能であったが、国民年金課が個人番号を使い始めたのは、平成29年4月1日からである。これから追加することになれば、新しいものを追加し、報告していく。

(委員)
個人番号が記載された書類のやり取りをするときにマイナンバーを取り扱ったという記録はそれぞれの課で管理するのか。

(事務局)
それぞれの課で管理している。

(委員)
マイナポータルや書類で個人番号のやり取りを明示していくには確実な記録が必要になってくると思う。認識はどうか。

(事務局)
情報提供ネットワークシステムを使用した場合にはマイナポータルに記録が残る。個人番号が記載された書類については保有特定個人情報開示請求で開示していくことになる。原則各課が個人番号を含む情報について取り扱っていくが、簿冊の管理等については今後行政管理課で監査を行っていく。簿冊は施錠できる場所に保管すること等をガイドラインで定めている。

(委員)
重要なことであるので、この審議会からもそのような取り扱いを行っていかなければならないと強く申し上げておく。

(会長)
その他質問はあるか。

(委員)
なし

(会長)
それでは、2点目の説明を願う。

(事務局)
「川口市情報公開条例及び川口市個人情報保護条例の一部を改正する条例」をご覧いただきたい。

(川口市情報公開条例の一部改正及び川口市個人情報保護条例の一部改正について、行政機関の保有する情報の公開に関する法律及び行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律の一部改正に伴い、条例で定める個人情報の定義等をこれらの法律に準じて改める旨と説明)

(会長)
質問はあるか。

(委員)
なし

(会長)
これは法律の改正に伴う条例改正であるので特に質問等はなしでよいということである。では3点目の説明を願う。

(事務局)
3点目としては、「市民税・県民税特別徴収税額決定通知書の誤送付について」である。市民税課の税額決定通知書発送時に2件の誤送付が発生したことから報告するものである。

(会長)
全国的に起こってはいけないことが起こってしまっている。対象の方々はマイナンバーの変更をするのか。

(事務局)
担当課が対象の7名に希望を確認したところ、1名が変更希望とのことだったので、この方のみ変更した。

(委員)
再発防止策に研修を行うと記載があるが、この他に防止策はないのか。

(事務局)
事務上の手順の見直しも必要である。さらに確認を入れる作業も必要であることは担当課とも話している。しかし、ヒューマンエラーが大きい。個人情報を取り扱う者の意識を底上げしていかなければならないため研修を行う予定である。

(委員)
確認手順を見直しはしていくという認識でよいか。

(事務局)
確認手順の見直しは担当課とともにしていく。

(委員)
確認手順の調査は抜き打ちで行っていく予定か。

(会長)
抜き打ちでの調査は必要であると感じるので、その点も検討事項に含めていただきたい。

(会長)
以上3点の報告事項が終了したが、何かあるか。

(委員)
なし

(会長)
では、報告事項を終了する。

(会長)
事務局その他連絡事項等はあるか。

(事務局)
次回は、今のところ来年に開催予定である。今後追加されていくであろう個人情報取扱業務登録の報告及び国民健康保険課がシステム改修に伴う特定個人情報保護評価を行う必要があるため、その審議もする予定である。日程が近づいたら報告する。

(会長)
ではその他質問がなければ終了する。質問はあるか。

(委員)
なし

(会長)
では、これをもって閉会する。

5 閉会
 

問い合わせ先  川口市総務部行政管理課情報公開文書係
電話048−258−1110(代表) 内線2142
その他  
関連リンク

川口市の附属機関等トップページ
附属機関等の会議開催のお知らせ
委員を公募している附属機関等

お問い合わせ

行政管理課 情報公開文書係
所在地:〒332-8601川口市青木2-1-1(第一本庁舎4階)
電話:048-258-1641(直通)
電話受付時間:8時30分~17時15分(土曜日、日曜日、祝日、休日、年末年始を除く)
ファックス:048-258-1209

メールでのお問い合わせはこちら